Intentions

Il se peut, comme pour beaucoup de professionnels, que les données actuelles de votre activité soient éparpillées, difficiles à consulter. Si vous travaillez à plusieurs, chacun a probablement ses méthodes et les informations nécessaires au fonctionnement de votre entreprise ne sont pas mises à jour de façon systématique. Les processus (ou routines, ou process), varient d’une personne à une autre et n’incluent pas encore votre nouveau système d’information.

Il est temps de réfléchir à unifier tout ça, à centraliser les informations puis à définir des pratiques standardisées. L’un des manques les plus flagrants que j’ai notés chez la plupart des personnes que j’ai aidées ces dernières années, c’est le manque d’intention dans les actions qui sont menées. En effet, elles se lancent dans des collections d’informations, cherchent des outils qu’elles mettent en place l’un après l’autre et essaient d’adopter des pratiques trouvées sur Internet. Je ne prêche pas une méthode ni une pratique particulière, mais je recommande vivement de réfléchir en profondeur au but de votre activité, quels que soient les méthodes que vous souhaitez adopter.

Des silos d'information

L’adoption de pratiques disparates crée des “silos” de données qui sont isolés et les informations deviennent alors difficiles à croiser. Éviter ces silos d’informations isolés et surtout, non-cartographiés, doit être un objectif premier pour arriver à développer une activité pérenne avec plusieurs collaborateurs. Travailler seul sur un petit volume d’affaires est très différent de travailler à plusieurs.

Par exemple, pour le suivi de la clientèle, il est très difficile de ne pas laisser passer une information et de manquer ainsi des opportunités. N’avez-vous jamais connu le cas où, après avoir demandé un devis à un artisan, vous avez dû le relancer plusieurs fois avant de l’obtenir ? Encore pire, n’avez-vous jamais reçu une facture en double ou avec des éléments manquants, ou même une campagne de pub en quintuple ? C’est le genre de situations qui arrive très souvent. Ceci est principalement dû au manque de systèmes internes de gestion dans une petite entreprise. (ou dans une plus grosse, ça arrive aussi...)

Préparer la transition

Pour arriver à faire la transition, voici ce que je recommande en général pour la préparation du transfert d’information :

1. La première étape consiste à identifier le maximum de silos d’information. La plupart du temps, ces informations se trouvent sous forme de fichier de tableur (Excel), de liste de contacts dans votre boîte ou logiciel e-mail, ou même sous forme de notes dans un carnet. Dans de rares cas, les informations sont dans d’autres systèmes d’information, en ligne ou sur votre ordinateur local. Dans le cas du carnet, le plus long va être de saisir toutes les informations, ce qui peut être long. C’est pour ça que je recommande de ne pas le faire systématiquement mais de faire le transfert d’informations petit à petit, tout d’abord pour les informations d’affaires en cours, puis par la saisie du reste quand le besoin se fera sentir. Dans le cas de fichiers de tableur ou similaire, il est souvent possible d’extraire les informations au format CSV. C’est le format de fichier texte le plus simple, mais restant structuré afin d’être lisible par le plus large nombre de logiciels. Simitless offre un système d’import d’enregistrements à partir de fichier CSV. La plupart des logiciels qui traitent des données offrent une capacité d’export similaire. 
2. Pour la deuxième étape vous devrez sûrement transformer le format de certaines des données. Le système d’import de Simitless permet une pré-visualisation de l’import et des différentes interprétations qui peuvent être faites des données. Vous pouvez créer une application à partir d’un fichier de données ou importer les données dans une application existante. Dans ce cas, si un champ manque dans votre application, vous pourrez le créer lors de l’import et il sera automatiquement ajouté dans votre application.
3. Enfin, je recommande en général de prendre un peu de temps pour contrôler les informations dans le nouveau système. Dans votre système d’information sur Simitless, vous pouvez définir des contraintes pour chaque champ. C’est-à-dire que vous pourriez définir, par exemple, qu’un contrat ne peut pas être défini comme se terminant avant l’année 1850, ou que la durée d’un contrat ne peut dépasser 500 jours. Ceci permet de détecter les erreurs de saisies dans les données. Par la suite, les options d’édition de masse de Simitless vous permettront de corriger les erreurs facilement même si elles sont présentes dans beaucoup d’enregistrements.

Mettre en place des Routines

Une fois le système mis en place avec son contenu, il est enfin possible de l’intégrer au fonctionnement de votre activité. Pour ceci vous devrez réfléchir à votre façon de fonctionner et créer des routines pour ainsi vous dégager de la charge mentale associée à l’obligation de se souvenir des choses à faire. Plus vos activités répétitives sont standardisées plus il sera facile pour vous (et vos équipes) de fonctionner en harmonie.  Les routines ou processus n’ont pas besoin d’être complexes, au contraire. Il est généralement mieux de créer des routines les plus simples possibles, avec un but précis. Par exemple : 

• “Trois matinées par semaine, de 10h à 12h, je rappelle les clients potentiels qui ont reçu un devis mais ne se sont pas manifestés sept jours plus tard.”
• “En fin de journée, tous les collaborateurs saisissent à partir de leur accès mobile les horaires de travail effectués dans la journée.“.
• “A la fin de chaque visite de client, tous les collaborateurs ajoutent dans le système d’information un résumé des actions effectuées et des consommables utilisés (rapport de visite).”
• “A chaque livraison, le chauffeur met à jour sa position GPS pour que le bureau central puisse suivre l’évolution du parcours de livraison.”

L’intégration des utilisateurs a été vue en partie dans l’article précédent. Il suffit d’inviter chaque utilisateur sur leur adresse e-mail professionnelle puis de leur allouer des droits ou un profil de droits. – Les comptes sont gratuits et sont uniques sur toute la plateforme Simitless. L’utilisateur possède son compte et l’utilise pour toutes ses applications et tous ses espaces de travail.

Plus la routine est simple, plus l’accès aux systèmes est facilité, plus l’effort est réduit pour exécuter le processus, plus les données seront faciles à collecter et moins il y aura d’erreurs ou de manques dans la collection des données.

Avec tous ces conseils mis en application, vous voici équipé d’un vrai système de collaboration en temps réel, sur mesure, pour votre activité. Si tout s’est bien passé, vous avez certainement gagné en avantage compétitif. 

Note : Dans le futur de Simitless, nous envisageons de proposer des systèmes d’import automatique régulier (synchronisation), un système de déduplication d’enregistrements, des systèmes flux opérationnels (processus, workflow) ainsi qu’une possibilité de créer des flux RSS, et même plusieurs interconnexions par des systèmes d’API tel que IFTTT, Zapier ou n8n. Ceci vous intéresse ? Contactez-moi !