Application 35/60 : Gestion Bénévoles Évènement

Simitless aide les organisateurs d'évènements à gérer leurs bénévoles.

Vous avez la charge d'organiser l'évènement qui va occuper l'esprit de votre communauté pour les semaines ou mois à venir. Vous avez de la chance, beaucoup d'amis se sont portés bénévoles pour ce festival de bonne humeur. Maintenant, il reste à s'organiser, qui va être présent, sur quel évènement, où, et quand, pour que tout le monde soit satisfait.

 

Simitless vous propose un modèle d'application pour la gestion de bénévoles et volontaires lors d'un festival ou lors d'autres évènements nécessitant de planifier la présence de plusieurs bénévoles à différents endroits. Consultez le modèle puis sélectionnez " Utiliser ce modèle" pour créer votre copie. Simitless, c'est un système qui s'adapte à vos besoins et qui est sans risque. Pas d'investissement démesuré pour mettre en place votre système d’information, vous essayez et ne payez que les ressources nécessaires à faire fonctionner votre application. À tout moment, vous pouvez l’améliorer ou en réduire les capacités. Pour enregistrer votre travail, pensez à créer un compte en suivant les instructions des boutons verts ! Une fois votre application créée à partir du modèle fourni, invitez les personnes qui participeront à l'organisation en créant un compte Simitless. ( Modifier l'application Droits d'accès) Inutile d'inviter tous les volontaires, la plupart n'ont pas un rôle de gestion !

 

Une fois votre application créée, vous pouvez commencer par ajouter vos évènements dans le calendrier accessible par l'écran principal ( Évènement). Une fois cette base établie, vous pouvez vous rendre dans l'écran de gestion des bénévoles ( Bénévole). Dans cet espace, créez un enregistrement pour chaque bénévole en utilisant le bouton ou importez une liste de bénévoles existants en utilisant la fonction d'import .

Vous pouvez maintenant lister les bénévoles nécessaires sur la fiche de l'enregistrement de chaque évènement. Sur la fiche de chaque bénévole, sera reporté automatiquement, l'évènement auquel il a été ajouté. Il ne vous restera plus qu'à imprimer une "fiche de service" pour chaque bénévole.

 

Votre application de gestion des bénévoles et de volontaires est désormais prête. Savourez donc le temps disponible pour apprécier l'évènement. Vous l'avez gagné grâce à votre bonne gestion.

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Pour aller plus loin, vous pouvez créer des champs supplémentaires (ou en supprimer), suivant votre façon de fonctionner. Par exemple, vous pouvez insérer une liste de matériels disponibles, ajouter une gestion des lieux, salles, point de contrôle ou scènes (suivant votre évènement). Pourquoi ne pas même compléter avec un module de gestion des intervenants. Pour créer des champs, procéder comme ceci :

• Utiliser le menu de l'application (en haut à droite)
• Modifier l'application
• Structure
• Dans l'arbre des types de données cliquer (ajouter un type de données)
• Chercher le type de champ que vous souhaitez utiliser et ajoutez-le à votre application.

Vous pouvez ensuite déplacer le champ dans l'arbre pour gérer sa position dans l'enregistrement et jouer avec ses options pour modifier son comportement et son aspect graphique.

Si vous souhaitez plus de fonctionnalités, mais que vous ne pensez pas savoir comment modifier votre application vous-même, parlez-en à votre informaticien local, nous l'accompagnerons pour la mise en place de votre système. Pour une durée limitée et pendant le développement de notre réseau de consultants, nous pouvons aussi intervenir pour vous assister.