Une évolution obligatoire ?

La mise en place d'un logiciel est souvent vu comme une évolution obligatoire, comme une norme imposée par l'évolution moderne de la société, comme une étape obligatoire du développement de l'entreprise.

Pourtant, un logiciel n'est qu'un outil et non une façon de travailler. La réflexion du chef d'entreprise doit se faire bien au-delà du simple logiciel. Si les procédures et l'organisation du travail dans l'entreprise fonctionnent, pourquoi en changer ? Par contre, si des points de tension sont révélés, pourquoi ne pas travailler sur ces points précis ? Par exemple, un des problèmes souvent évoqué est la longue et complexe saisie ou le traitement manuel d'informations de gestion. Les besoins internes sont souvent des besoins simples d'organisation. La pratique actuelle peut être une façon de travailler inefficace qui démontre ainsi un besoin d'évolution.

Questions ...

Dans tous les cas, pourquoi se priver d'outils performants ? Pourquoi ne pas adopter un outil pouvant s'adapter au plus proche de la façon de fonctionner actuelle, mais avec moins de travail manuel ? Pourquoi nécessairement remettre en question l'organisation de l'entreprise ? Avec ou sans logiciel, la meilleure stratégie est souvent d'adopter un système (logiciel ou non) permettant des évolutions et ajustements gradués du fonctionnement de l'entreprise.

Les outils modernes sont performants, mais à quel prix ? Les différences de prix d'une offre à l'autre sont assez drastiques. Certains logiciels sont gratuits quand d'autres représentent plusieurs dizaines de milliers d'euros d'investissement annuel (voir plus). Il est difficile pour un décideur non spécialisé d'y voir clair et de comprendre les facteurs qui influencent le prix d'un logiciel afin de prendre une décision éclairée.

Le logiciel est souvent perçu comme un outil à tout faire. Pourtant, le problème de l'organisation des activités d'une entreprise n'est-il pas fondamentalement humain avant tout ?

Propriétaire || Libre

Un des plus gros clivages dans le monde du logiciel est la différence entre les logiciels libres et les logiciels propriétaires. Les logiciels propriétaires sont en général fournis par une entreprise commerciale qui ne publie pas le code source. Le code source est le code du programme qui donne les instructions à l'ordinateur de faire les calculs composant le fonctionnement de l'ordinateur. Les logiciels libres donnent accès au code source des logiciels. Ceci permet à une entreprise qui en dépend de sécuriser son accès au logiciel et d'éventuellement modifier ce logiciel. Par contre, ces modifications demandent des compétences avancées en programmation informatique.

L'avantage des logiciels propriétaires est d'avoir directement affaire au créateur du logiciel qui a comme but principal une facilité d'utilisation et un fort service rendu. Ils sont souvent intégrés dans une offre globale offrant des services supplémentaires d'assistance et de formation. La pérennité des logiciels propriétaires est directement dépendante de la profitabilité des logiciels. Une entreprise éditant un logiciel qui ne facture pas assez sera un risque pour tous ses clients. L'inconvénient principal d'un logiciel propriétaire est donc la dépendance importante de l'utilisateur par rapport à la stratégie commerciale de l'éditeur du logiciel. Celui-ci peut décider de supprimer le logiciel de son offre à tout moment, ce qui privera l'utilisateur de toute mise à jour, de toute maintenance et aussi de l'écosystème construit autour de ce logiciel

L'avantage des logiciels libres est principalement une pérennité technique. L'utilisateur d'un logiciel libre aura toujours accès au code source du logiciel qu'il utilise et pourra l'adapter ou le faire adapter par un professionnel. Le mouvement des logiciels libres est né d'un idéal de partage d'information et de coopération. Rapidement dans le développement historique de l'informatique, les programmeurs se sont rendus compte que de partager le code de leurs logiciels permettait d'éviter beaucoup de travail superflu. Le coût d'un logiciel est principalement concentré dans son élaboration. Une fois existant, chaque copie du logiciel ne coûte presque plus rien.

Dès les années 1950, la plupart des logiciels provenaient d'universités. Le partage de connaissance était déjà une pratique largement répandue. Un autre avantage, souvent le plus percutant, des logiciels libres est leur prix. Le code source étant librement (et gratuitement) accessible, réutilisable et modifiable, les prix sont tirés vers le bas (voir gratuits, grâce à des bénévoles). Certains logiciels sont accessibles gratuitement et facilement, d'autres requièrent de solides connaissances ainsi qu'une expertise professionnelle (compilation, configuration, etc) qui, elle, ne sera pas gratuite.

L'inconvénient principal des logiciels libres est en partie lié à leur facilité d'utilisation. Ces projets sont fréquemment initiés par des passionnés qui répondent principalement à leur besoin propre plutôt qu'au besoin d'une clientèle générale. Certains projets deviennent extrêmement collaboratifs par la suite et reçoivent des contributions de plusieurs milliers de bénévoles. Une telle participation est une chance pour la diversité et le nombre de points de vue apportés au projet mais ceci peut créer, parfois, un manque de cohérence dans la réalisation du logiciel final.

Simitless est pour le moment un logiciel propriétaire. Cette plateforme, au moment de l'écriture de cet article, est le fruit du travail d'un seul créateur. Garder la main sur le code pendant la phase de création initiale du logiciel permet une agilité qu'un projet libre ne me permettrait pas car des fonctionnalités internes peuvent être changées à tout moment et ne sont pas formellement documentées à leur création. Dans le cas d'un logiciel libre, le plus souvent, une certaine compatibilité doit être offerte entre les différentes versions des différents modules d'un logiciel.

Humain || Machine

L'automatisation consiste à faire réaliser par des machines un travail qui a été jusqu'alors réalisé par des humains. Plus un logiciel est complexe et perfectionné, plus il aura fallu du temps à ses créateurs pour y intégrer les consignes de traitement des informations. (Parfois, ces consignes sont tellement complexes qu'il faut d'abord créer des logiciels pour définir ces consignes. Ceci est la base de l'Intelligence Artificielle. Intelligence : "Faculté de connaître, de comprendre")

Le coût de fonctionnement de machines, ou de logiciels, dans notre cas, est en général relativement faible mais la difficulté de leur mise en place est liée à la complexité de leur conception. En simplifiant la situation, il existe 2 approches :

• Un humain réfléchit à tous les cas de figures d'une situation précise et formalise le problème. Il programme ensuite un logiciel qui répond à ce problème : une solution logicielle. L'inconvénient de cette approche c'est qu'elle n'est pas très flexible quand le problème n'est pas exactement le même pour un autre utilisateur. L'avantage de cette approche est que tout l'investissement a été réalisé en amont donc le prix de revient pour chaque utilisateur supplémentaire est faible. Ceci permet à des logiciels existants de proposer des licences d'utilisation pour quelques dizaines d'euros / de dollars.
• Un humain crée un ensemble d'outils plus ou moins perfectionnés qui permettent de réduire la complexité d'un type de problèmes. Un consultant passe ensuite du temps avec chaque utilisateur pour mettre en place le logiciel, configurer tous les modules (outils), éventuellement rajouter des modules sur mesure, puis enfin former l'utilisateur. Quand tout se passe bien, que la communication entre l'utilisateur et le consultant est parfaite et que les outils sont suffisamment flexibles, cette approche permet de mettre en place un logiciel correspondant complètement au besoin de l'utilisateur. C'est un avantage incontestable. Par contre, ceci demande un fort investissement horaire et monétaire par l'utilisateur. Ce type de prestation est souvent de l'ordre de 20 000 à 100 000€ dans les cas simples de petites entreprises.

Dans le cas de Simitless, le choix de positionnement a été de mettre en place un ensemble d'outils très perfectionnés qui fonctionnent de manière précise entre eux. C'est un peu une approche hybride. L'idée principale est qu'en fournissant les outils, la documentation et suffisamment de modèles de départ, un utilisateur pourra se débrouiller à mettre en place pour sa propre utilisation un logiciel sur mesure. L'utilisateur devient son propre consultant. Ceci nous permet d'offrir des prix très bas comparé à d'autres logiciels sur mesure. La contrepartie de ces prix plus bas est que Simitless ne fournit pas de consultant fonctionnel qui va travailler avec le client pour formaliser ses besoins. L'utilisateur doit donc s'adresser à un consultant indépendant ou un consultant s'il ne se sent pas capable de définir son logiciel en toute autonomie. L'avantage pour les petites entreprises, le cœur de notre clientèle est que le prix de l'investissement initial est presque nul. Seulement un peu de temps. Nous pensons que pour un indépendant ou une TPE, le choix entre 2 heures ou 10 000€ est assez souvent facile à faire.

Produit || Service

Un logiciel peut être vendu comme un produit (similaire à un bien physique) ou comme un service. Légalement, il se trouve qu'il n'est pas vraiment l'un ou l'autre : c'est le droit d'utilisation du logiciel qui est concédé (par une licence d'utilisation). Cette transaction dépend donc principalement du droit des propriétés intellectuelles.

Considérons donc que, dans le cas d'un produit, le logiciel une fois acquis fonctionne de façon autonome, sans l'intervention de son créateur. L'utilisateur a donc la capacité d'utiliser le logiciel sans limite de temps et sans avoir à payer de supplément. Dans la plus pure logique, il n'obtient pas en retour de mise à jour, de maintenance, ou d'assistance, sans contrat supplémentaire pour ces services.

Un service, version courte de "prestation de service", est un ensemble d'actions qu'un prestataire fournit à un client qui le rémunère en retour. Il y a dans cette notion de service un travail particulier qu'un humain doit en général accomplir.

Le monde du logiciel est, comme souvent, dans une case à part. De plus en plus, la notion de "Logiciel en tant que service" ou SaaS (Software as a Service) est mise en avant. En effet, le logiciel ressemble bien à un produit, mais les fonctionnalités modernes des logiciels (synchronisation, communication, accès à distance, etc) font que techniquement, il est nécessaire de mettre à disposition des utilisateurs du logiciel une infrastructure de communication qui doit être maintenue dans le temps. Le plus souvent cette infrastructure est composée d'un ensemble de serveurs qui doivent être hébergés, maintenus, sécurisés, sauvegardés, etc. C'est pourquoi la plupart des éditeurs logiciels fournissent leur logiciel sous forme d'un abonnement destiné à couvrir les frais de maintenance de l'infrastructure. Le plus souvent, le prix d'achat du logiciel est directement inclus (ou masqué) dans cet abonnement périodique dans un but de simplicité de l'offre commerciale.

Simitless a fait le choix d'une offre SaaS. L'offre inclut un accès à la plateforme, hébergée sur un serveur web. Cet accès, similaire à un site internet permet une synchronisation en temps réel entre plusieurs utilisateurs utilisant le même logiciel. En plus de l'accès à un ou plusieurs logiciels construits sur mesure au sein de la plateforme, l'abonnement à Simitless inclut l'accès sécurisé, des systèmes de sauvegarde, et des outils de collaboration conçus spécialement pour fonctionner en ligne. C'est un choix technique correspondant à l'époque moderne dans laquelle nous vivons.

Local || Internet

Les logiciels installés sur un ordinateur de bureau ont été pendant très longtemps la norme. La plupart des suites bureautiques (Word, Excel, OpenOffice, etc) fonctionnent sur ce principe. De plus en plus nous rencontrons des logiciels qui sont hébergés sur internet (dans le cloud).

Ces nouveaux systèmes hébergés sur internet présentent quelques inconvénients :

• Pas d'accès au logiciel sans connexion à Internet,
• Dépendance dans la pérennité d'une entreprise tierce,
• Problèmes de performance si la connexion internet est lente.

Malgré ceci, ce nouveau paradigme présente beaucoup d'avantages :

• Sécurité : les logiciels hébergés étant connectés en permanence, les systèmes sont prévus pour être sécurisés dès leur conception. Les logiciels hébergés ne présentent pas de problème de virus, pas de problème d'attaques type "rançon" et aucun problème même si votre ordinateur est volé ou si vos bureaux sont incendiés. Les centres d'hébergement de données présentent des protocoles de sécurité parmi les plus drastiques (alimentation électrique redondante, accès internet dédoublé, protection anti-incendie automatisée, sauvegarde incrémentale sur site extérieur, site surélevé anti-inondation, protection anti-intrusion, pare-feu internet, sécurité biométrique rétinienne, gardiennage et vidéosurveillance 24/7, accès physique strictement contrôlé, audit indépendant régulier, certifications, etc). Le point de risque principal est souvent votre mot de passe !
• Accès de n'importe où : les données dans un logiciel installé sur un ordinateur de bureau ne sont généralement accessibles que sur cet ordinateur. Si l'ordinateur devient indisponible, les données disparaissent. Les logiciels hébergés permettent un accès par n'importe quel poste de travail tant que les identifiants de connexion sécurisés sont saisis correctement. Cela veut dire que, même après une catastrophe informatique, la production peut reprendre, toutes les données du système d'information sont accessibles sans délai.
• Accès de n'importe quelle machine : Les logiciels hébergés sur internet permettent un accès à partir de n'importe quel navigateur internet moderne (Chrome, Edge, Firefox). Votre ordinateur, tablette ou téléphone peut fonctionner sous Windows, Mac, Linux, Android, iOS. La plupart des plateformes informatiques modernes sont compatibles. Il est même possible d'utiliser le logiciel sous plusieurs plateformes en même temps.
• Sauvegardes : Les données sont sauvegardées en permanence. Il est presque impossible de perdre des données dans un logiciel hébergé sans une erreur de manipulation assez monumentale.
• Mises à jour : Les logiciels hébergés sont mis à jour en permanence. Il n'y a plus de problème de maintenance, de migration, de versions incompatibles. À chaque accès au logiciel, la dernière version est disponible sur tous les postes.

Simitless a pris le parti de proposer ses applications exclusivement en mode hébergé. Cette technologie permet, entre autres, une collaboration en temps réel des utilisateurs. Bien sûr, quelques fonctions permettent de continuer à travailler, en mode restreint, en cas de perte momentanée de connexion mais l'utilisation normale de la plateforme passe par une utilisation connectée du logiciel. Pour rendre les logiciels de Simitless plus facilement accessibles, la plateforme s'est aussi dotée de la technologie PWA (Progressive Web App). Cette technologie permet, en plus de certifier un niveau certain de réactivité et de qualité d'utilisation, d'installer un raccourci sur le bureau de votre ordinateur et d'ouvrir le logiciel directement dans sa propre fenêtre, masquant ainsi partiellement le fait qu'un navigateur internet fait l'interface entre votre ordinateur et le logiciel.

Fonction || Design

L'opposition entre la fonction d'un objet et son design n'est pas nouvelle. Ce difficile équilibre se retrouve au sein de tous les produits existants. D'un côté, la fonction d'une application doit être exécutée sans accrocs afin d'être utile. De l'autre, le design a son importance car sans attractivité, il n'y a pas d'utilisateur adoptant le produit, et le plaisir - le côté agréable de l'utilisation du produit - peut s'en trouver réduit. Une exécution parfaite techniquement mais présentant mal ne sera pas adoptée par le marché et mettra à rude épreuve la capacité de survie de l'entreprise proposant le produit.

Dans de nombreux cas, on peut voir sur le marché, et particulièrement le marché des logiciels en ligne, des produits sur-optimisés graphiquement, pour se présenter de façon attractive, mais dont les fonctionnalités et les finitions manquent d'attention. Se concentrer sur un design attractif, mais contenant peu de fonctionnalités, permet un lancement de produit plus rapide, et donc un temps de rentabilité des investissements plus court. Ceci se fait malheureusement au détriment du service rendu aux utilisateurs, qui se retrouvent souvent séduits par des logiciels moins performants, moins flexibles et présentant de gros problèmes au niveau de la portabilité des informations, cette fonctionnalité de portabilité sortante étant l'une des moins rentables à développer pour l'éditeur du logiciel.

Privilégier la fonction fournit donc une plus grande valeur pour l'utilisateur mais est plus chère à mettre en place alors que privilégier le design donne une impression d'accessibilité et parfois une perception de valeur mais si cet effort a été fait au détriment des fonctions du produit, l'utilisateur peut se retrouver avec une coquille vide. Seul avantage, cette coquille vide peut paraître plus à la mode pour les utilisateurs et potentiellement ... rapporte plus à ses concepteurs qu'un logiciel vraiment abouti...

Le but de Simitless est de proposer un logiciel facile à utiliser, agréable à l’œil mais surtout pratique. Quand un choix était à faire, Simitless a toujours été conçu pour être pratique, utile et surtout flexible, plutôt que de privilégier une présentation à la mode ne favorisant pas une utilisation sur le long terme.

Mode || Besoin

De façon similaire, le marché des logiciels est aussi sujet à des modes. Ceci se retrouve au niveau des technologies adoptées mais aussi au niveau des logiciels propriétaires. Par exemple, les messageries web ont été observées très tôt dans les entreprises. La mode est passée de AOL, puis de MSN Messenger à Yahoo Messenger puis de Skype à Slack et à Discord, entre autres. Certains avec plus de succès que d'autres. Le besoin lui, est toujours le même, un besoin de communication écrite, plus rapide et moins formel qu'un e-mail, facile à utiliser, et surtout familier. C'est pour cela que chaque génération d'employés trouve les logiciels des employés séniors dépassés et préfèrent utiliser un logiciel qui leur est familier.

Le besoin d'une entreprise est principalement de pouvoir faire évoluer de manière définie et contrôlée ses procédures et ses pratiques. Les modes sont utiles pour attirer l'attention sur un nouveau besoin qui se crée dans l'entreprise, mais elles ne doivent en aucun cas être une obligation d'évolution. Beaucoup de petits artisans se débrouillent très bien avec un cahier pour gérer leurs comptes. Pourquoi changer un système qui marche ? Là où le besoin se fait sentir, c'est quand les pratiques n'ont pas évolué avec le besoin de l'entreprise. Si, quelqu'un doit passer plusieurs heures par semaine pour saisir les informations de feuilles volantes, dans un fichier de tableur pour effectuer la gestion, peut-être que les pratiques de gestion doivent évoluer.

Simitless refuse de suivre des modes arbitraires. Ceci faisant, nous ratons probablement une grosse part de marché facilement atteignable mais l'important pour nous, c'est de construire une relation durable ou notre service est utile plutôt qu'imposé par des normes subjectives.

Sur Mesure || Existant

La différence entre un logiciel existant et un logiciel sur mesure pourrait être discutée dans un article à part entière. La version courte c'est que le sur mesure permet de vraiment s'adapter aux besoins de l'utilisateur alors que l'existant demande à l'utilisateur de s'adapter au logiciel. C'est pour ça qu'un logiciel sur mesure demande typiquement plusieurs dizaines de milliers d'euros d'investissement alors qu'un logiciel existant peut se trouver pour quelque centaines d'euros (ou même gratuitement, dans le cas de logiciels libres).

Moins cher, cool, logiciel existant donc. Mais est-ce moins cher ? Quels sont les impacts de la mise en place d'un logiciel imposant un fonctionnement différent à votre organisation entière ? Quels sont les coûts de formation de tous les utilisateurs ? (en valeur monétaire et en temps ! ) Si vous et votre compétiteur préféré utilisent le même logiciel et qu’il s'est adapté à la même façon de fonctionner que vous, quel est votre avantage compétitif ? (à part votre génie à toute épreuve et votre caractère unique bien sûr !)

Un logiciel sur mesure n'est pas un investissement perdu dans le futur. Un logiciel sur mesure peut évoluer en même temps que les besoins de votre entreprise. Un logiciel sur mesure, c'est plus cher, mais c'est plus de flexibilité, c'est un allié exclusif qui renforce vos procédures et accélère votre activité.

Simitless est conçu pour être une plateforme créatrice de logiciels sur mesure. L'idée peut paraître un peu compliquée d'un premier abord mais ça ne l'est pas tant que ça. D'un côté, la plupart des logiciels existants, particulièrement les logiciels de gestion, utilisent des composants similaires. Ces "briques logicielles" sont re-créées en permanence pour chaque logiciel qui est programmé. De l'autre côté, les logiciels existants proposent des briques pré-assemblées mais qui ne peuvent pas être bougées. Simitless propose des briques existantes et des schémas d'assemblage déjà prêts. Tout n'est pas possible mais les possibilités sont tout de même illimitées avec Simitless. Cette plateforme permet un accès simple et sans risque au monde du logiciel sur mesure.

Temps || Argent

Le mieux c'est d'avoir les deux. Pourtant, souvent, ces deux éléments sont opposés. Il faut choisir entre sacrifier un peu d'argent pour gagner du temps ou sacrifier un peu de temps pour gagner de l'argent.

Le but de l'automatisation est souvent de dépenser un peu de temps et un peu plus d'argent maintenant pour gagner du temps plus tard sur une période plus longue afin d'économiser de l'argent en temps à payer. Ça va vous suivez ?

Un travailleur indépendant facture, le plus souvent, en fonction du temps passé. Plus son temps est productif, plus il peut facturer. L'automatisation qu'il peut mettre en place à un moment où il a du temps disponible lui permet alors de gagner du temps plus tard. Mais si le coût associé à la mise en place de cette automatisation représente l'équivalent de plusieurs milliers d'heures facturables, comment s'y retrouver ?

La méthode que nous affectionnons est de commencer de manière simple. Automatiser une tâche, puis une autre, pour coller au plus prêt à la méthodologie existante de gestion de vos activités, si cette méthodologie fonctionne. Rien ne vous empêche de changer de manière de fonctionner, bien sûr, mais gardez en tête que les plus petits ajustements sont les plus simples à contrôler et à mesurer.

La tarification de Simitless est flexible pour s'aligner sur la valeur du service rendu par le logiciel. Les prix sont fixés au plus juste pour, d'une part, nous permettre de vivre de notre travail décemment et indépendamment, mais sans avoir à dégager des marges destinées à des investisseurs passifs, et d'autre part pour être abordables pour des petites entreprises. Pour nous, une bonne évolution des pratiques de nos clients est une évolution qui se présente comme une évidence. La bonne mise en place d'un logiciel est supposée faire gagner du temps aux utilisateurs et permet de réduire les risques (pertes de données) à l'organisation. Un bon logiciel devrait coûter moins cher que ce qu'il en coûterait de s'en passer.