Structurer ses données

Structurer vos données, centraliser vos informations.
Structurer vos données, centraliser vos informations.

Vous souhaitez créer une application, un logiciel applicatif qui vous aidera dans votre activité ? Bienvenue chez Simitless ! Simitless permet de créer des logiciels applicatifs qui peuvent s’intégrer dans vos routines et vos processus. Vous ne trouvez pas de logiciel de gestion, de votre base de données professionnelle, correspondant à vos besoins ? Vous souhaitez centraliser vos informations, collaborer avec d’autres sans avoir à échanger d’interminables e-mails  ni à jouer à l'archéologue pour trouver la dernière bonne version "finale_25" ? Bienvenue chez Simitless. Ceinture bouclée ? C’est parti.

Commencer simple

Premièrement, par où commencer ? C’est la première question qu’on me pose le plus souvent. Bon, pas forcément la première, mais une des premières. Il faut  tout d’abord identifier un besoin, ce que nous avons fait ensemble dans l’article précédent. Maintenant, nous avons à structurer les données. Cette étape demande encore un peu plus de réflexion sur les besoins et l’organisation de votre travail. L’élément le plus important  à garder en tête est de rester simple, de ne pas chercher à tout inclure dès le début.

Ceinture bouclée ?
Ceinture bouclée ?

Je sais que cette tâche peut paraître rédhibitoire. "Comment puis-je avoir de l’aide ?" "Qui peut m'aider ?" me demanderez-vous… Simitless contient un système de modèles d’applications. Quelques-unes sont prêtes et la bibliothèque de modèles est appelée à grandir très vite dans les prochaines semaines. Si vous ne souhaitez pas attendre ni faire vous-même, nous mettons en place un réseau de revendeurs en ce moment. Contactez-nous et peut-être y a-t-il déjà un revendeur près de chez vous qui pourra vous aider en personne. Et parce que c’est vous, une solution bonus. Rapprochez-vous de votre informaticien de confiance et nous serons heureux de l’aider à vous mettre en place un logiciel personnalisé sur notre plateforme.

"Et si je me trompe ?" me direz-vous. Depuis le début, j’ai créé la plateforme pour minimiser tous les risques pour les utilisateurs. Vos données ne sont jamais prisonnières. Vous pouvez les récupérer intégralement à tout moment. C’est le minimum syndical, je pense. Les données internes définissant la structure de votre application sont  également disponibles à tout moment. Il existe un autre élément de réduction des risques pour vous : Simitless offre un petit quota gratuit pour tester vos applications. Cela vous permet de démarrer et de créer une application test sans avoir à obtenir l’aval du "chef financier". D'ailleurs, vous pouvez même tester de manière sécurisée sans créer de compte et sans avoir à nous fournir une adresse e-mail. On ne peut pas faire plus anti-spam que ça ! Enfin, le système de définition d’application de Simitless vous permet de modifier la structure de votre application pour répondre aussi bien à un changement de votre besoin qu’à une erreur de définition de la structure.

Construire une application

Créer votre logiciel à partir de rien.
Créer votre logiciel à partir de rien.

Si l'alternative recommandée - de trouver un modèle approchant votre besoin - ne vous a pas convaincu, il va falloir se creuser un peu les méninges pour créer votre logiciel à partir de rien.

A partir d'un modèle

Sans insister (mais c'est vraiment plus simple, si-si...), voyons tout d'abord comment mettre en place une application à partir d'un modèle :

  1. Rendez-vous sur Simitless : https://simitless.com/fr (afficher cet article et la plateforme en même temps peut-être une bonne idée !)
  2. Si vous n'avez pas encore d'applications, commencez avec le bouton "Je commence !"
    Je commence !
    Si vous en avez déjà, choisissez un espace de travail (ou créez-en un) et cliquez la carte "Créer une nouvelle application !"
    Créer une nouvelle application
  3. Cherchez un modèle qui correspond à votre besoin puis cliquer sur "Pré-visualiser" (ou "Utiliser ce modèle" directement et ignorez l'étape 4)
    Pré-visualiser
  4. Vérifiez que le modèle vous convient avec les exemples (en lecture seule) puis cliquez sur "Utiliser ce modèle" dans la colonne de gauche.
    Utiliser ce modèle
  5. La plateforme crée votre application en quelques secondes puis vous présente ses principaux éléments par un petit tutoriel.
    Tutoriel
  6. Voilà, c'est fait, vous avez une application prête à être personnalisée. Créez un compte pour la sauvegarder. Les applications d'utilisateurs non-enregistrés (et leurs contenus) s'effacent après 3 jours.
    Enregistrer votre travail

"- J'ai construit à partir d'un modèle."
- Passer à la suite et éviter toutes les opérations manuelles ?


Avec une page blache

Si vous n'êtes toujours pas convaincu, aucune excuse, voici comment se créer un logiciel à partir de rien sur Simitless :

  1. Rendez-vous sur Simitless : https://simitless.com/fr (afficher cet article et la plateforme en même temps peut-être une bonne idée !)
  2. Si vous n'avez pas encore d'applications, commencez avec le bouton "Je commence !"
    Je commence !
    Si vous en avez déjà, choisissez un espace de travail (ou créez-en un) et cliquez la carte "Créer une nouvelle application !"
    Créer une nouvelle application !
  3. Choisir la carte "Partir de rien" et utiliser le bouton "Construire l'application à la main"
    Partir de rien
  4. Entrez un nom pour votre application. Le plus simple est de faire court et descriptif, surtout si vous voulez créer plusieurs applications dans le futur. "Suivi des Clients" par exemple.
    Un nom pour votre application
  5. Votre application (vide) est créée et s'ouvre en quelque secondes. Le tiroir d'édition de l'application s'ouvre aussi en même temps, sur la droite de l'écran (ordinateur de bureau) ou en plein écran (appareil mobile). Utiliser le bouton bleu "Créer un nouveau type de données !"
    Édition de l'application
  6. Saisir un nom pour votre type. Vous pouvez saisir "Client" par exemple.
  7. À ce point, vous pouvez choisir un modèle de type tout prêt ou en créer un toujours à la main. Pour ceci cliquez sur l'onglet "Créer objet" puis choisissez le type d'objet. Ceci est surtout dépendant de la façon dont vous voulez afficher et structurer les enregistrements. Le type de base est le "tableau".
    Choisissez le type d’objet
  8. Une fois votre choix validé, un début d'arbre s'affiche dans le tiroir d'édition de l'application. Vous pouvez maintenant ajouter des champs à votre type d'enregistrement.
    Un début d'arbre
    • Cliquez "+".
    • Entrez "Nom" (par exemple, l'analyse et la logique sont détaillées ci-dessous).
    • Choisissez un modèle correspondant à votre besoin ou rendez-vous sur l'onglet "Créer champ" pour choisir un type d'affichage de base.
      Choisissez un type d'affichage de base
    • Répétez l'opération pour les autres champs de données.
  9. L'onglet "éditer" permet de changer plusieurs options de l'application, le nom, bien sûr, mais aussi de multiples options d'accès et de présentation. Vous pouvez choisir une couleur pour différencier visuellement vos multiples applications.
    Onglets d'édition de l'application
  10. Chaque type de données, listé dans l'onglet "Structure", possède sa propre page d'options, accessible par l'icône en forme de clé mécanique.
    Icône d'édition du type de données
  11. Explorez les options (de multiples articles futurs viendront les expliquer avec plus de détails).
  12. Voilà, vous avez une application de base ! Créez un compte pour la sauvegarder. Le contenu des applications d'utilisateurs non-enregistrés s'efface après 3 jours.
    Enregistrer votre travail

Définir une structure

Le processus d'analyse complet n'est pas nécessairement simple et requiert de pouvoir faire abstraction de la complexité et de penser par étapes. Vous avez du courage à revendre ? Ça tombe bien. Simitless essaye néanmoins de vous rendre la tâche facile. En répétant la procédure de définition des champs ci-dessus, nous pouvons définir le format du contenu de votre application.

L'exemple le plus simple que je rencontre régulièrement, et vu en bref précédemment, c'est le besoin de gestion de fichier clients. Même si un modèle existe, nous allons le recréer de toute pièce. Vous devrez d'abord définir un type principal de données. Ici le plus logique est de l'appeler "Client". (J'aime bien le singulier, ça prends moins de place sur l'écran.) Avec un peu de réflexion, nous pouvons donc définir les champs de données qui composent ce fameux "Client". Ensuite, nous pouvons penser qu'un client voudra surement être adressé par son nom, qui sera stocké dans un champ texte. Pour être efficace, nous allons inclure une référence à une adresse e-mail, qui est… un champ de type "adresse e-mail". Jusque-là ça va. C'est juste un peu de logique. La plupart des gens qui se perdent essayent de penser trop compliqué !

Pour un fichier de contacts clients, nous allons ajouter un champ "Notes" qui sera un bloc de texte et permettra de prendre … des notes. Puis pour rendre votre application plus pratique, je suggérerai une date de dernier contact qui sera mise à jour manuellement à chaque contact client.

Structure Gestion des contacts des clients

Cette base permet plusieurs évolutions, en tirant parti des fonctionnalités de Simitless. Par exemple, nous pourrions ajouter une date qui sera calculée (par le module de calcul intégré de Simitless) pour indiquer la date suivante de contact, 3 semaines après le dernier contact. Une simple recherche sauvegardée permettra donc de retrouver tous les contacts qui doivent être contactés de nouveau pour un jour donné. Nous pourrions aussi ajouter une sous-table à la structure existante pour stocker les transactions de chaque client. En y mettant le nom de l'article acheté et le prix dépensé, la page de chaque client pourra alors calculer une somme totale perçue de ce client.

Stucture gestion complète des contacts clients avec historique d'achat.

Construire en fonction de ce qui marche pour vous

Suivant les cas d'usages, les différents types de données seront très différents. C'est normal. Je vous offre le conseil de choisir, dès le début, une priorité dans la mise en place de votre outil de gestion et de se baser sur cette priorité. Que voulez-vous organiser ? (Dans l'exemple ci-contre que nous avons vu, ce sont les informations des clients.)

Créer votre logiciel à partir de rien.
Créer votre logiciel à partir de rien.

Si vous avez tout réussi, vous voilà l'heureux utilisateur d'un système d'aide à la décision par la centralisation des informations. Vous pourrez progressivement automatiser l'utilisation de ce logiciel quand le besoin s'en fera sentir. Normaliser, systématiser - par des procédures et des routines - votre activité est la clé du développement de celle-ci. Une fois les systèmes existants identifiés, ils peuvent être testés, changés et améliorés. Au fur et à mesure que vous essaierez et modifierez vos pratiques et vos applications, vous vous formerez à la gestion et améliorerez votre activité.