Identifier ses besoins

Identifier ses besoins
Identifier ses besoins

Votre activité demande beaucoup de traitement manuel des informations ou même parfois un effort cérébral intense. Ceci crée naturellement des pertes de temps conséquentes dans votre activité et génère même des erreurs de saisie d'informations relativement fréquentes.

L'humain d'abord

En assistant les professionnels autour de moi, j’ai remarqué que la plupart des indépendants et des petites entreprises ont des ressources limitées comparé aux plus gros groupes et le manque de temps pèse lourd dans leur activité. Souvent, ces travailleurs motivés et apparemment infatigables me confient quand même qu'ils ont l'impression de proposer un service d’une qualité d’amateur. Ils sont en quasi-permanence dans une course aux dates butoirs et leur équilibre famille/travail en pâtit.

La solution que je vous propose passe par la mise en place d'un système d'information. Qu'est-ce que c'est, demanderez-vous ?
– C'est un système destiné à contenir des informations !
– Mais que bien sûûûûûûr !
C'est-à-dire que c'est un logiciel (dit “logiciel applicatif” ou “application” ou encore “appli” ou “app”) qui permet de saisir des informations dans un logiciel sécurisé et dans un format prédéfini. Ce format correspondra le plus possible à l'activité que vous souhaitez organiser. Rassembler les informations de votre activité régulièrement permet de l'analyser et de prendre les bonnes décisions au bon moment, sans s'éparpiller intellectuellement.

Un tel système permet donc de déléguer une partie de la charge mentale liée au fait d'avoir à traiter des informations en tant que simple, petit, être humain.

Déléguer, alléger la charge mentale, prendre la bonne décision.
Déléguer, alléger la charge mentale, prendre la bonne décision.

Y aller mollo

L'expérience nous montre que le plus simple, le plus abordable et le moins risqué (temps et budget), est justement ... de commencer simplement... Contrairement aux gros projets, de grosses entreprises, qui mobilisent des millions d’euros et plusieurs mois pour mettre en place des systèmes de gestion en embauchant des consultants fonctionnels spécialisés, vous n'avez pas les contraintes d'avoir à définir un début et une fin de mission. Ceci dit, vous ne pouvez pas non plus consacrer plusieurs mois à la mise en place d'un système, j'imagine !

C'est pourquoi l'approche que je défends est de commencer simple. Il suffit d'identifier un élément à organiser (Fichier client ? Catalogue ? Stock existant ? Responsabilité des tâches du projet ? Effort de communication ?) Ensuite, vous pourrez ajouter des éléments à votre application sur mesure petit à petit.

Et bien sûr, avec Simitless, vous pouvez à tout moment récupérer toutes vos données et partir ailleurs.

Coucher de soleil
Récupérer ses données et partir.

Sécurité, Flexibilité, Résilience

Une des difficultés dans la création ou l'ingénierie de tout système – système basés sur les technologies de l'information – est qu'il n'est pas toujours possible d'achever une compatibilité complète entre le monde très défini, inflexible et logique de l'informatique et le monde souvent très partiellement logique des humains. Le but, dans la création de tout système d'information, est donc de créer un système qui permettrait d'améliorer une situation existante sur un point précis plutôt que d'essayer de représenter une entreprise humaine entière de manière artificielle. Par contre, l’avantage principal de mettre en place un système d'information est de forcer à la réflexion sur les informations nécessaires à la prise de décision dans un domaine d'activité et sur la place de ce domaine dans la vision globale de votre activité.

Une option de système tentante est d'utiliser des logiciels de type tableur pour stocker des données. C'est souvent ce que j'observe. Ne vous sentez pas mal à l’aise, tout le monde le fait. Ceci peut avoir l'air d'une possibilité pragmatique et abordable. Pourtant, j'observe souvent que très vite les limites d'un tel système sont atteintes. Non seulement les données se retrouvent sur une seule machine, d'où le danger de les rendre inaccessibles en cas de panne, mais également, en cas de problème plus grave avec le système ou lors d'une session de travail, les données pourraient être irrémédiablement corrompues ou perdues. De plus, la nature même de ces systèmes est d'autoriser des données non-structurées. Oui, ceci laisse une certaine flexibilité lors de la saisie des données, mais la plupart du temps, la collection de données qui en résulte est inexploitable par des formules ou des automatismes divers. La valeur de ces données pour une aide à la décision est donc fortement réduite et un gros effort sera nécessaire au rétablissement de la situation. Les logiciels applicatifs, tels que Simitless les propose, sont, en conséquence, équilibrés pour fournir une bonne flexibilité (flexibilité de définition de la structure) mais aussi une bonne qualité des résultats que l'utilisateur a générés par son travail pour assurer une certaine pérennité de la valeur de ces données.

Arbres courbés
Flexibilité et pérennité.

Réduire la complexité et les risques

Toute mise en place d'éléments technologiques dans une organisation doit avoir en ligne de mire les changements à venir et la croissance des besoins de l'organisation. En parallèle, les solutions technologiques doivent être en adéquation avec les capacités de la personne qui les utilise. Dans un but de réduction de la complexité, et donc des risques associés à la mise en place d'un système d'information, Simitless favorise l'auto-assistance avec la mise en place d'une documentation qui permet à des utilisateurs déjà confortables avec les technologies de l'information de trouver une réponse rapide aux interrogations courantes. Pour les utilisateurs ayant besoin d'une aide supplémentaire, aussi bien pour l'installation que pour l'assistance à l'utilisation de tous les jours, le réseau de revendeur de Simitless est un programme destiné aux informaticiens souhaitant développer leurs compétences et leur activité. Votre informaticien ne nous connaît pas encore ? Pourquoi ne pas lui suggérer de nous contacter ?

Pour identifier un besoin, il faut typiquement commencer par analyser son activité. Une activité économique peut être, en général, divisée en différents centres de production. Ces centres de productions peuvent être des produits, des types d'activités ou une suite d'activités séquentielles (processus). Chaque activité permet d'isoler ses propres besoins (intrants) et ses propres résultats (extrants).

Illustration Input Output
Intrants et extrants.

Conceptualiser son activité permet alors d'identifier les tâches répétitives et les données nécessaires à leur réalisation. Ceci permet ensuite d'estimer le temps passé à la collection des données, les informations généralement manquantes puis le temps passé à la réalisation de la tâche.


L'exemple de Charlie

Illustration formation
Ceci pourrait être Charlie en action.

Par exemple, Charlie est formatrice. Son activité peut être divisée en plusieurs centres de productions. Ses trois sources de revenus principaux sont :

  • Les conférences rémunérées
  • Les formations de groupe
  • Le coaching individuel

Mais elle effectue d’autres activités, en plus de son cœur de métier (créer, organiser et présenter du contenu de formation), pour supporter et développer ses activités rémunérées

  • Conférences non-rémunérées
  • Lettre de diffusion (newsletter)
  • Articles dans la presse, tribunes
  • Réponse aux demandes de renseignements
  • Publicité, référencement

Lors de conférences (rémunérées ou non) et lors de la publication d'articles, Charlie obtient des contacts qui sont intéressés par son activité de formatrice. Elle peut ensuite entretenir ses contacts de façon régulière par la diffusion d'informations (lettre de diffusion, e-mail) pour éventuellement les qualifier en tant que client sur l'une de ses activités rémunératrices.

Petite analyse

Une de ses activités chronophages est de retrouver les contacts qu'elle a, retrouver s'ils ont déjà été clients, relancer les contacts intéressés. C'était facile au début quand elle avait un répertoire de moins de 150 personnes, mais maintenant que son activité décolle et qu'elle gère une liste de plus de 650 clients, passés ou potentiels (prospects), elle est débordée et plusieurs fois elle s'est trompée de destinataires.

Schema explicatif d'activité de l'exemple de Charlie
Analyse de l'activité de Charlie.

En mettant en place une liste de contact simple sur Simitless, elle a pu ensuite personnaliser son système en ajoutant des champs de données, tels qu'une case à cocher pour indiquer la participation d'une personne à une formation de groupe ou même la date du dernier entretien personnel avec Bernard, un autre client en cours de formation-coaching. Le système permet ensuite de générer automatiquement une date de relance basée sur des règles simples. Ceci permettra donc à Charlie de trouver simplement toutes les personnes qui doivent être contactées lors de sa routine de relance qu'elle effectue diligemment deux fois par semaine.

Petite solution

Elle a donc identifié les tâches répétitives, identifié le temps passé sur ces tâches (et surtout le temps “non-productif”), puis identifié les informations nécessaires à ces actions, et enfin mis en place un système de collecte d'information, destiné à aider à la réalisation de ces tâches. Maintenant, après chaque conférence et à la réception de chaque e-mail d'un nouveau client potentiel, Charlie passe quelques secondes à quelques minutes pour entrer la liste des contacts et elle n'a plus à se poser de question pour savoir si elle se souvient bien de chacun. Le bénéfice caché ? Elle peut se concentrer intégralement sur les problèmes de ses clients quand elle les rencontre, car la charge mentale, due à la gestion des clients, est déléguée à un système sécurisé, disponible et centralisé.

Illustration formation
Ceci pourrait être Charlie en action.

Et vous?

Un besoin tel que celui de Charlie est facilement identifiable, mais dans le cas de votre activité, il se peut que ce soit plus difficile. Dans les articles futurs, je partagerai plus d'outils, plus d'exemples et plus de modèles d'applications qui pourront vous aider. Plus spécifiquement dans le prochain article, nous verrons comment aborder la mise en place d'une structure de données pour définir LE logiciel applicatif dont VOUS avez besoin spécifiquement.

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Illustration de satellite, logo de Simitless

Quelque sources d’information utilisée dans la rédaction de cet article :

  • Information Systems for Business Management, Martin R Combs Pitman Publishing [p228, p231], 1995
  • Business Data Communication, W. Stallings & R. Van Slyke, Macmillan Publishing Co., 1994